Quelles sont les compétences en matière de productivité pour vous aider à gagner du temps ?

Quelles sont les compétences en matière de productivité pour vous aider à gagner du temps ?

d’après un article de Steve Glaveski 

Nous sommes tous occupés – tellement occupés. Nous avons des factures à payer, un prêt hypothécaire à rembourser, des enfants à garder et, bien sûr, des délais de travail à respecter. Tous ces engagements nous laissent peu de temps pour nous-mêmes et pour cultiver des relations significatives avec les autres. Mais la bonne nouvelle, c’est que : Lorsque nous disons que nous manquons de temps, nous voulons dire que nous manquons de décisions. Et c’est quelque chose que nous pouvons changer.

La plupart d’entre nous sommes incroyablement prudents dans la façon dont nous dépensons notre argent. Mais lorsqu’il s’agit de notre temps, nous n’y réfléchissons guère. Nous disons oui à toutes sortes de demandes absurdes pour notre temps ; nous traitons tout comme urgent ; nous assistons à des réunions inutiles ; nous refusons de déléguer du travail de peur que la qualité ne soit compromise ; nous passons nos journées attachés à nos boîtes email et à nos smartphones ; et nous continuons obstinément à effectuer des tâches qu’une machine pourrait faire pour nous.

Mais contrairement à l’argent, le temps ne se gagne pas en retour.

Il est facile de tirer un sentiment d’identité ou de statut à partir de l’agitation, mais à quoi cela sert-il en fin de compte ? Comme l’infirmière en soins palliatifs Bronnie Ware l’a noté dans son livre, The Top Five Regrets of the Dying, l’un des plus grands regrets que les gens ont sur leur lit de mort est qu’ils ont travaillé trop dur.

La première étape pour rejoindre les nouveaux riches – ceux qui utilisent leur temps à bon escient, et ont ainsi le luxe d’avoir plus de temps libre – est de croire au paradoxe selon lequel nous pouvons en fait faire plus en moins de temps, comme Steve Glaveski l’a écrit dans « The Case for the 6-Hour Workday ». Refuser d’y croire, c’est se résigner à une vie où l’on regarde les écrans onze heures par jour. C’est à vous de choisir.

Si vous choisissez de reprendre votre temps, voici comment commencer :

1. Automatiser

Aujourd’hui, toutes sortes de tâches peuvent être automatisées. Malheureusement, trop peu d’entrepreneurs et de chefs d’entreprise profitent de la multitude d’outils abordables et simples, mais efficaces, disponibles sur le marché.

Voici un aperçu non exhaustif de ce qui peut être automatisé :

Le juridique : Extraction de données, révision de contrats
Ventes : Génération de prospects, maturation de prospects, élaboration de propositions, préparation de réunions, renseignements sur les clients, renseignements sur les concurrents
Le marketing : Modèles d’e-mail et consolidation du contenu marketing, réorientation du contenu, distribution du contenu
Informatique : Sauvegarde des données, gestion du réseau, maintenance des PC, création de comptes, transferts de fichiers, extraction de données
RH : planification des salaires, recrutement des candidats
Développement / programmation : Scripts pour copier des fichiers et effectuer des actions répétitives, optimisation d’images
Assistance à la clientèle : Enquêtes et questionnaires, enquêtes auprès des clients

2. Externaliser

Les tâches axées sur les processus qui ne peuvent pas être automatisées devraient au moins être déléguées ou externalisées. S’il s’agit d’une tâche peu risquée, répétable et non complexe que quelqu’un d’autre peut faire pour vous à une fraction de votre taux horaire, pourquoi continuez-vous à la faire ?

Dans un épisode du populaire podcast Joe Rogan Experience, le fondateur d’AngelList, Naval Ravikant, a suggéré de vous fixer un taux horaire ambitieux et de vous y tenir. « Ne faites jamais rien de votre temps pour moins que ce montant – que ce soit pour assister à une réunion ou pour renvoyer un colis d’Amazon… Si je dois renvoyer quelque chose, et que cela coûte moins que mon taux horaire personnel, je le donnerai ».

Ayant travaillé avec des centaines d’entrepreneurs, je leur montre souvent le tableau ci-dessous, créé par l’auteur Perry Marshall, et leur demande : « Quel pourcentage de votre temps consacrez-vous à des tâches à 10 dollars de l’heure ?

 

« Environ la moitié de mon temps » est la réponse habituelle. Lorsque je pousse les gens à externaliser, ils répondent sans une pointe d’ironie : « Je n’ai pas le temps de faire ça !

Il faut consacrer du temps pour gagner du temps, mais comme les intérêts composés, à long terme, vous gagnerez exponentiellement plus de temps que vous n’en investissez.

« Mais ça ne me prend que quelques minutes par jour pour le faire ! » Même une tâche qui vous prend 5 minutes par jour, 5 fois par jour, représente 15 jours de travail par an, sans même tenir compte des coûts de changement cognitif.

3. Utiliser la communication asynchrone

« C’est un mal nécessaire. » Ce sont les mots d’un de mes anciens directeurs dans une grande banque australienne.

J’avais demandé pourquoi 12 personnes devaient être présentes pour des réunions périodiques de trois heures alors que 10 d’entre elles n’avaient pas plus de cinq minutes chacune de contributions valables à apporter.

Ce n’était pas un mal nécessaire, c’était juste inefficace et improductif.

Ce manque d’appropriation et la tendance à externaliser la responsabilité en organisant des réunions de plusieurs personnes pendant plusieurs heures et en répondant à tous les courriels laissent la productivité de l’entreprise stagner et le moral des employés bas.

Une meilleure approche est la philosophie du « j’y arriverai quand ça me conviendra » qui est au cœur de la communication asynchrone. La réalité est que la plupart des choses n’exigent pas une réponse immédiate, et que les réunions ne doivent pas servir uniquement à communiquer des informations ; nous avons le courrier électronique et la messagerie instantanée pour cela.

Si une discussion est justifiée, essayez de programmer des réunions plus courtes, par tranches de 15 ou 30 minutes, au lieu de l’heure obligatoire qui est encore la règle dans la plupart des organisations aujourd’hui. Et s’il n’est pas nécessaire de tenir une réunion (ce n’est généralement pas le cas), essayez l’un de ces outils de communication asynchrone : Asana, Trello, Basecamp, Airtable

4. Cesser de traiter toutes les décisions comme de grandes décisions

Il est difficile de parler de communication asynchrone sans faire référence à ce que Jeff Bezos d’Amazon appelle les décisions de type 1 et de type 2 : Les décisions de type 1 sont importantes, épineuses, irréversibles et à forts enjeux. Les décisions de type 2 sont réversibles. Si vous vous trompez, vous pouvez vous racheter sans qu’il y ait eu trop de dommages, voire aucun.

La plupart de nos décisions sont de type 2, et elles doivent être prises rapidement. Moins il y a de décisions qui sont traitées comme des décisions de type 1, moins on perd de temps avec les réunions et les communications.

5. Essayez de regrouper les tâches

La multiplicité des tâches est un mythe, et la commutation de tâches nous laisse improductifs et épuisés, mais cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas regrouper les tâches.

Katherine Milkman, économiste comportementale à la Wharton School de l’Université de Pennsylvanie, a inventé le terme « regroupement des tentations ». Il s’agit de regrouper les choses que vous voulez faire avec les choses que vous devez faire, pour vous aider à prendre de bonnes habitudes.

Disons que mon kinésithérapeute m’a demandé d’intégrer 30 minutes d’entraînement à la mobilité dans ma journée, trois fois par semaine. Je pourrais le faire de manière isolée, ou le combiner avec quelque chose que je veux faire, comme regarder un documentaire sur YouTube, ou même prendre un appel sur haut-parleur.

En trouvant moins d’excuses et en investissant le temps nécessaire pour concevoir notre travail et notre vie personnelle, non seulement nous pouvons rejoindre les nouveaux riches, mais nous pouvons aussi cultiver une vie plus significative et moins regrettable.

Comme l’a dit le philosophe stoïcien romain Sénèque, « la vie est longue si vous savez vous en servir ».